En todo el mundo se imprimen más de 3 billones de páginas cada día, pero ¿Por qué imprimimos? ¿Realmente es necesario seguir generando tantos documentos en papel?
En todo el mundo se imprimen más de 3 billones de páginas cada día, pero ¿realmente es necesario seguir generando tantos documentos en papel? El papel nos ayuda leer, guardar y anotar, incluso compartir con los demás el mismo documento. Sin embargo, todas estas labores también se pueden completar con un documento digital, siempre y cuando podamos contar con la tecnología adecuada.
En una era cada vez más digitalizada e interconectada, la tecnología debería ser un facilitador para imprimir menos, hecho que supone un impacto positivo para el medio ambiente, por el ahorro de papel, pero más aún para la productividad de las empresas. Existen datos muy reveladores sobre cómo el papel se puede llegar a convertir en un enemigo declarado de la productividad.
Según IDC, hasta un 25,3% del tiempo de un trabajador puede estar dedicado a trabajar con documentos en papel. La prestigiosa consultora asegura que cada uno puede destinar hasta un total de 3,6 horas a la semana a cuestiones relacionadas con la gestión del papel. A esto se suma una nueva variable, fruto de la movilidad laboral: el 32 por ciento de la jornada se desempeña en entornos alejados de la oficina.
“En un escenario donde la productividad y la eficiencia rigen el día a día de las organizaciones, no es lógico mantener prácticas que restan valor e impiden focalizar esfuerzos en lo que realmente interesa al negocio”, sostiene Nilo de Miguel, Business Consultant de NFIT (New Field IT, a Xerox Company). “Del mismo modo que una empresa está acostumbrada a externalizar algunos servicios tecnológicos como el almacenamiento, confiar en un proveedor de servicios de impresión gestionados (Managed Print Services, MPS) es una opción muy recomendable”, puntualiza.
Propuesta de valor en tres etapas
Cloud Computing, Big Data, BYOD, trabajadores móviles… No es un secreto que la forma de trabajar ha cambiado y, tanto si desea ahorrar en costes como automatizar los flujos de trabajo documentales, Xerox será su mejor socio gracias a sus servicios gestionados de impresión.
- El compromiso con la innovación es una constante en Xerox desde sus orígenes y su objetivo último como proveedor de servicios es lograr que las organizaciones impriman solamente lo necesario y a un menor coste, al mismo tiempo que simplifican su forma de trabajar. En este sentido, Xerox tiene una aproximación de tres etapas en su estrategia MPS: evaluar y optimizar; proteger e integrar; automatizar y simplificar. En ésta última etapa, las empresas verán mayores cotas de automatización, integración y simplificación de los procesos digitales y en papel. Llegados a este punto, la organización tiene un enorme abanico donde elegir. Quizá Xerox Digital Alternatives, como veremos a continuación, aúna todas las ventajas, pero para las corporaciones que estén más interesadas en analíticas y automatización de los flujos de trabajo existen soluciones específicas como Xerox Worlflow Automation Services, Xerox Document Management Services y Xerox Document Analyticis Services.
En virtud de este enfoque, las compañías, independientemente de su tamaño, verán cómo es posible unir el mundo digital y el físico, integrando en un mismo flujo de trabajo los documentos en papel con archivos en PDF, una imagen o una tabla de Excel.
Las empresas quieren dejar de imprimir… y Xerox tiene la mejor propuesta
Xerox Digital Alternatives es una solución de ahorro de papel y colaboración que permite a las empresas trabajar como si tuviesen delante un documento físico: leer, hacer anotaciones y correcciones, guardar, compartir, etc. Y todo ello sin tener que imprimir ni gastar papel. De esta manera, Xerox apuesta por la productividad y la movilidad para usuarios finales a través de una aplicación intuitiva y sincronizada con los dispositivos móviles de los usuarios. Digital Alternatives da soporte a los requerimientos de la empresa gracias a una gestión centralizada, que fomenta la colaboración en un entorno seguro.
En palabras de Enrique Palomo, responsable de Consultoría en Servicios Gestionados de Impresión de Xerox España: “La movilidad ha acabado con la idea de que los documentos únicamente estén al alcance de los empleados en el entorno físico de la oficina. Lo más razonable es que sean accesibles desde nuestro PC, tablet o iPad y que los cambios que efectuemos sobre ellos queden guardados para que otro usuario retome el trabajo cuando sea oportuno”.
“Digital Alternatives proporciona acceso a documentos corporativos en múltiples formatos desde cualquier ubicación, que pueden ser firmados, guardados o compartidos –apostilla Enrique Palomo–. El usuario puede subrayar, hacer correcciones, anotaciones o marcar en qué página se ha quedado para continuar la lectura en otro momento. De esta manera, siempre se garantiza el acceso a la última versión del documento por parte de cualquier usuario autorizado. Trabajar de manera inteligente beneficia la productividad en la empresa, ampliando el margen de tiempo disponible para las actividades que verdaderamente aportan valor”.
La propuesta de Xerox está en consonancia con la tendencia Bring Your Own Device (BYOD), ya que establece un despliegue seguro, centralizado y con un máximo control, permitiendo el acceso a los documentos únicamente a aquellos empleados con permisos (se requiere autenticación a través de Active Directory).
Los beneficios para el usuario son evidentes, pero Digital Alternatives también supone un alivio para los departamentos de TI de las empresas, que pueden mantener el almacenamiento seguro de sus archivos, en combinación con las medidas de seguridad corporativas.
En definitiva, la era de la movilidad ha supuesto para el mundo empresarial un nuevo escenario de oportunidades, pero… ¿se está aprovechando en su organización? La tecnología de Xerox, acaba para siempre con el uso desmedido de papel y, en cuestión de segundos, simplifica la gestión documental con las máximas medidas de seguridad. Nueva tecnología para una nueva era.
Acerca de Xerox
Xerox está ayudando a cambiar la forma en la que el mundo trabaja. Gracias a nuestra experiencia en procesos de negocio, analítica, automatización, información sobre perspectivas de mercado centradas en el usuario, etc., diseñamos el flujo de trabajo para proporcionar una mayor productividad, eficiencia y personalización. Dirigimos negocios en 180 países y nuestros más de 130.000 empelados desarrollan innovaciones significativas proporcionando servicios de procesos de negocio, equipamiento de impresión, software y soluciones que ofrecen un valor diferencial a nuestros clientes – y a los cliente
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