Aunque los trabajadores de oficina comienzan a asentar las rutinas del inesperado teletrabajo, existe un elemento típico del trabajo en la oficina que aún perdura: las reuniones.
Incluso en los mejores momentos, las reuniones suelen ser un punto delicado para muchos empleados, ya sea por el gran volumen o por la percepción de ineficacia. Las reuniones mal gestionadas también son un reto para las empresas: estudios muestran que son un coste significativo para los empresarios, medido por «niveles más bajos de participación en el mercado, innovación y estabilidad en el empleo».
Además, los trabajadores están lidiando contra una complejidad añadida mientras intentan seguir adelante: navegar por una configuración de trabajo desconocida con el telón de fondo de un entorno externo incierto y estresante. Sin embargo, existen medios sencillos y sensatos para que el trabajo virtual se intensifique rápidamente y se lleven acabo reuniones más dinámicas y eficaces, dice Nick Meehan, experto en experiencias del usuario en Xerox PARC.
Indica claramente quién está a cargo de la reunión y actúa en consecuencia
Aclara quién dirige la reunión por adelantado, es importante a efectos de transparencia.
La persona que envía la invitación a la reunión no es el anfitrión “de facto”, indica Meehan irónicamente.
“Podría pensarse que así es, pero no siempre es el caso.” Los participantes necesitan saber quién dirige.
“El anfitrión de la reunión es el que dirige la reunión”, dice Meehan. “Son responsables de asegurarse de que la reunión tiene un objetivo claro, que los participantes la siguen adecuadamente y que todos sienten que pueden aportar algo”.
El anfitrión puede establecer la tónica de la reunión compartiendo por adelantado el orden del día con los temas a tratar en la reunión y, de esta forma, ayudar a los participantes a prepararse. “La mayoría de la gente no lo hace”, declara. “Pero incluso el envío de un rápido esquema garantiza una mejor reunión”. Como beneficio añadido, ver el orden del día por adelantado subraya quién está a cargo de la reunión.
Haz que tomar notas y otras acciones sean una responsabilidad colectiva.
Herramientas como Microsoft OneNote, Google Docs o Sheets, etc, son perfectas para una colaboración de este tipo. “Utiliza el orden del día que has enviado y proyéctalo en la pantalla durante la reunión,” dice Meehan. “Los participantes pueden editarla en tiempo real. Trabajar juntos de esa manera crea mayor coordinación por adelantado».
De la misma manera, Trello y Asana son unas herramientas excelentes para recoger y asignar elementos de acción que vayan surgiendo. “Cuando preparas la parte de cómo dirigir tus reuniones, eliminas un punto negativo donde las acciones podrían asignarse de forma que parecen unilaterales o jerárquicas,” indica Meehan. “La toma de decisiones durante las discusiones en tiempo real resulta más democrática”.
Meehan también destaca que no todos tienen el mismo método de aprendizaje ni las mismas preferencias –algunos pueden pensar que tomar notas reduce su capacidad para estar totalmente concentrado y participativo en la reunión. Muchas herramientas de vídeo pueden grabar la reunión y para aquellos participantes que prefieren escuchar, esta puede ser una mejor opción. Simplemente asegúrate de preguntar por adelantado si hay alguna objeción en grabar la reunión.
Breve y agradable es siempre mejor
El período de atención puede ser un desafío en el día a día de trabajo. Pero según Meehan, la habilidad de los participantes para concentrarse y aportar ideas es incluso menor en las reuniones virtuales.
“Programa la duración de la reunión a 30 minutos o 45, como mucho,” dice. “De hecho, puedes hacerlo más fácil cambiando la configuración de Outlook, programando las reuniones en intervalos de 30 minutos, en vez de una hora, tal y como está configurado por defecto.” Ese sencillo cambio puede ayudar a que los organizadores de la reunión valoren si realmente se necesita una hora entera.
Meehan también aboga por finalizar las reuniones pronto, siempre que sea posible. “Todos te lo agradecerán,” dice.
No te obsesiones con la cámara
Las reuniones con vídeo son convenientes, pero también ofrecen una imagen de las vidas personales de tus compañeros. No suele ser un problema, pero para aquellos empleados que son más celosos con su intimidad o cuyos dormitorios sirven de oficina en casa, esa visibilidad les puede hacer sentir incómodos o intimidados.
“No pasa nada si algunas personas no quieren encender sus cámaras,” dice Meehan. “Lo ideal es que todos aparezcan en pantalla, pero si no es así, asegúrate de que haya algo en tiempo real en tu pantalla, como las notas que estás tomando.” Esto da a los participantes una razón para centrar su atención donde corresponde, en vez de estar revisando su correo electrónico.
¿Cuáles son tus métodos para dirigir reuniones virtuales de forma eficaz?